Automatische PDFs mit n8n erstellen – Zertifikate, Reports & mehr [2026]
Zertifikate für 200 Kursteilnehmer manuell erstellen? Oder einmal Workflow bauen und nie wieder daran denken. n8n* + stencil macht’s möglich.
Was du mit diesem Workflow automatisieren kannst
Info: Der fertige Workflow nutzt Zertifikate als Beispiel – die Logik funktioniert für jede Art von PDF.
Was du brauchst
- n8n-Instanz (Self-hosted oder Cloud)*
- Kostenlosen stencil-Account
- Google-Konto (Sheets + Drive)
- Outlook/Microsoft 365 für E-Mail-Versand
Noch kein n8n? Das Open-Source Workflow-Tool gibt’s als Cloud-Version oder Self-hosted.
n8n kostenlos testenSo funktioniert der Workflow
Trigger
Neue Zeile in Google Sheets (manuell, per Formular, oder Webhook)
PDF generieren
stencil API mit Daten aus der Zeile aufrufen
Speichern
PDF in Google Drive Ordner ablegen
Versenden
E-Mail mit PDF-Attachment an Teilnehmer
Dokumentieren
Sheet mit Dateilink und Zeitstempel aktualisieren
Der fertige Workflow in n8n: Von der Google-Sheet-Zeile bis zur versendeten E-Mail mit PDF-Anhang
Schritt-für-Schritt: Workflow einrichten
1. Workflow-Template importieren
- Klicke auf den Link zum fertigen Template und wähle „Use for free“ in n8n.
- Alternativ: JSON-Export herunterladen und manuell importieren.
Tipp: Du brauchst einen n8n-Account. Falls du noch keinen hast:
Hier registrieren2. stencil-Vorlage erstellen
- Account anlegen auf stencilpdf.com
- Neue Vorlage erstellen (oder vorhandene nutzen)
- Platzhalter definieren: {{name}}, {{kursname}}, {{datum}}, {{trainer}}
- Design anpassen: Logo, Unterschrift, Rahmen
- Template-ID und API-Key kopieren
3. Google Sheet vorbereiten
- Spalten anlegen: Name, E-Mail, Kursname, Datum, (später: PDF-Link, Gesendet am)
- Spaltennamen müssen exakt mit den Workflow-Variablen übereinstimmen
| Name | Kursname | Datum | |
|---|---|---|---|
| Max Mustermann | max@example.com | React Grundlagen | 15.01.2026 |
| Anna Schmidt | anna@example.com | React Grundlagen | 15.01.2026 |
| Tom Weber | tom@example.com | TypeScript Pro | 22.01.2026 |
4. Credentials verbinden
- Google Sheets + Drive: OAuth-Flow in n8n
- Microsoft Outlook: OAuth-Flow oder App-Password
- stencil API: Bearer Token unter Settings → API Keys
Tipp: Alle Credentials einmal testen bevor der Workflow aktiviert wird.
5. Workflow anpassen
- Template-ID in HTTP Request Node eintragen
- Google Sheet-ID und Range anpassen
- E-Mail-Text personalisieren
- Drive-Ordner auswählen
{
"template_id": "tpl_DEINE_ID",
"variables": {
"name": "{{ $json.name }}",
"kursname": "{{ $json.kursname }}",
"datum": "{{ $json.datum }}",
"trainer": "{{ $json.trainer }}"
}
}6. Testen und aktivieren
- Testzeile in Google Sheet eintragen
- Workflow manuell ausführen
- Prüfen: PDF in Drive? E-Mail angekommen? Sheet aktualisiert?
- Workflow aktivieren (Toggle oben rechts)
Den Workflow erweitern
Andere E-Mail-Provider
Gmail Node, SMTP, SendGrid
Andere Datenquellen
Airtable, Notion, Webhook, Datenbank
Batch-Verarbeitung
Loop über alle Zeilen ohne „Gesendet“-Datum
Bedingte Logik
Verschiedene Templates je nach Kurstyp (IF Node)
Zusätzliche Speicherorte
Dropbox, S3, Slack-Channel
Häufige Probleme und Lösungen
Problem
API gibt 401 zurück
Lösung
API-Key prüfen, „Bearer “ Prefix nicht vergessen
Problem
PDF ist leer
Lösung
Variable-Namen in stencil und Sheet abgleichen
Problem
E-Mail landet im Spam
Lösung
SPF/DKIM für Domain einrichten
Problem
Workflow läuft nicht automatisch
Lösung
Workflow aktiviert? Trigger korrekt?
Problem
Google-Auth läuft ab
Lösung
Credentials in n8n neu verbinden
Problem
Umlaute falsch dargestellt
Lösung
UTF-8 Encoding sicherstellen
Anwendungsbeispiele über Zertifikate hinaus
| Use Case | Trigger | Datenquelle | Output |
|---|---|---|---|
| Kurszertifikate | Neue Sheet-Zeile | Google Sheets | E-Mail + Drive |
| Monatsreports | Schedule (1. des Monats) | Datenbank/API | E-Mail an Kunden |
| Rechnungen | Webhook (Bestellung) | Shop-API | E-Mail + Buchhaltung |
| Angebote | CRM-Trigger | HubSpot/Pipedrive | E-Mail an Lead |
| Arbeitsverträge | HR-Tool Webhook | Personio/BambooHR | E-Mail + Archiv |
Alternativen im Vergleich
Manuell (Canva/Word)
Funktioniert für 5 Zertifikate, nicht für 500
Google Docs + Apps Script
Kostenlos, aber komplexes Scripting
Zapier + PDF.co
Teuer bei Volumen, weniger Kontrolle
Make + DocuSign
Overkill für einfache PDFs
Für einmalige Aktionen reicht manuell. Bei wiederkehrenden Batches oder Event-getriggerten PDFs lohnt sich Automatisierung.
Häufige Fragen
Workflow in 10 Minuten live
Der fertige n8n-Workflow wartet auf dich. Importieren, Credentials verbinden, Vorlage anpassen – fertig. Nie wieder manuelle PDF-Erstellung.
Noch kein n8n? Kostenlos starten
* Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu n8n. Wenn du dich über unseren Link anmeldest, erhalten wir eine kleine Provision – für dich entstehen keine Mehrkosten. Wir empfehlen nur Tools, die wir selbst nutzen und von denen wir überzeugt sind.
Autor
stencil Team
Wir helfen Unternehmen, repetitive Dokumentenarbeit zu automatisieren. Von Zertifikaten bis Rechnungen – mit stencil wird jedes PDF zum API-Call.